São muitos os desafios encontrados no dia a dia da manutenção. Afinal, especialmente para aquelas empresas que ainda não possuem a tecnologia necessária para dar suporte ao trabalho.  Quem busca otimizar os seus processos de gestão de ativos já deve ter se deparado com o termo CMMS. Mas o que significa esta sigla? 

O que é CMMS?

Basicamente, CMMS significa “Computerized Maintenance Management System/Software” que, em tradução literal, significa Sistema de Manutenção de gestão Computadorizado.  No mercado, este tipo de solução também pode ser encontrado como software CMMS, sistema CMMS, plataforma CMMS, dentre outros.

A função básica de um CMMS é facilitar a gestão da manutenção dos ativos de uma empresa, unificando em um único lugar as informações e dados pertinentes às rotinas da manutenção. Aliás, isso reduz inúmeros processos ao automatizar uma série de tarefas que demandariam tempo e recursos. 

Como um CMMS funciona na prática?

Os sistemas mais modernos de CMMS funcionam como soluções baseadas em nuvem. Sendo assim, isso significa que as informações e dados da manutenção ficam armazenadas em um servidor online e podem ser acessadas de qualquer dispositivo através de um nome de usuário e senha. 

O sistema organiza informações como ordens de serviço e pedidos de manutenção, cruzando estes dados com outros como estoque de peças de reposição, profissional encarregado de determinada função, entre outros. Além disso, organiza agendamentos para planos de manutenção preventiva, atribuindo determinada tarefa para o técnico responsável em uma periodicidade pré-programada. 

Com todas essas informações cruzadas, os pedidos podem ser monitorados em tempo real e as informações complementares sobre sua execução podem ser acompanhadas, marcadas como completas, guardadas e, principalmente, arquivadas como relatórios bem detalhados, sem a utilização de papel e de forma automática. 

Quais as funções de um CMMS?

Dentre as várias funções de um sistema CMMS, podemos destacar:

  • Cadastro de equipamentos, componentes e estruturas;
  • Organização do ciclo de vida de máquinas e equipamentos;
  • Cadastro e gerenciamento de suprimentos e pessoal;
  • Criação de planos de manutenção preventiva;
  • Planejamento de serviços;
  • Abertura e acompanhamento de solicitações de serviço;
  • Priorização e agendamento de ordens de trabalho;
  • Geração de relatórios e KPIs.

Benefícios do CMMS na gestão de ativos

Informações organizadas e disponíveis

Um software de manutenção elimina a necessidade de impressos e de programas como Excel ou similares. Por isso, ao centralizar toda a informação sobre planos de trabalho, avarias, manuais técnicos e imagens em um só local, o acesso a esses dados se torna mais fácil, podendo inclusive serem acessados em um ambiente mobile.

Maior confiabilidade

Pelo CMMS, o acompanhamento de cronogramas de manutenção é automático e recorrente. Isso ajuda a garantir que os recursos adequados estejam disponíveis quando necessário e evita esquecimentos e falhas no processo.

Agilidade no processamento de solicitações

Com um CMMS, o gerente de manutenção e sua equipe recebem e processam solicitações de manutenção 24/7, mesmo se ocupados com outros trabalhos. Dessa forma, o software permite agilizar processos ao priorizar trabalhos e criar ordens de serviço.

Melhor gestão de inventários

Gerenciando seu estoque com um CMMS fica fácil manter o controle sobre o custo de peças usadas na manutenção. Então, com a criação de relatórios automatizados, é possível otimizar os pedidos e o uso de peças, reduzindo custos com pedidos de última hora, evitando longas paradas pela falta de estoque e melhorando a disponibilidade.

Manutenção preditiva facilitada

Coletando dados sobre manutenção, reparos e uso de estoque, o CMMS usará essas informações para prever quando os projetos de manutenção devem ocorrer, alertando as equipes de manutenção sobre problemas iminentes antes que eles ocorram. Com isso, o tempo de inatividade não planejado é reduzido, mantendo o ativo em bom funcionamento por maiores períodos de tempo. Uma pesquisa recente indica que 55% da manutenção feita em empresas da América do Norte ainda são reativas. Por isso, o cenário ideal é de que apenas 20% da manutenção seja feita dessa forma, tendo o restante dos 80% como proativa ou agendada.

Redução dos custos de reparo

Com todos esses benefícios é possível conseguir uma gestão mais eficaz na manutenção dos seus equipamentos. Assim, temos menos avarias, um período mais longo entre os reparos, menor probabilidade de mau funcionamento e maior vida útil do ativo, resultando em custos de reparo mais baratos.

Menor tempo de inatividade

Usando dados para gerenciar tarefas e agendamentos e garantindo que o técnico e as peças certas estejam disponíveis no momento certo, o CMMS reduz o tempo de inatividade para o seu ativo. Afinal, isso ocorre como consequência direta da redução de paradas inesperadas devido a falhas de equipamentos e facilita a programação da manutenção preventiva para que as paradas esperadas ocorram em momentos de baixo impacto.

Mais segurança menos riscos

Um sistema CMMS reduz o risco operacional, confirmando que o equipamento opera dentro de limites aceitáveis e que todos os recursos e componentes de segurança estão funcionais. Além disso, ele facilita o gerenciamento de permissões de trabalho, gerenciamento de riscos, gerenciamento de procedimentos de segurança, conformidade legislativa e muito mais.

Quais as diferenças entre um CMMS e um EAM?

Antigamente, os sistemas CMMS e EAM eram muito distintos. Hoje, com o avanço da tecnologia Wi-Fi e os recursos de IoT as diferenças entre os dois diminuíram, mas ainda existem.

O CMMS pode ser considerado como uma ferramenta cujo objetivo é facilitar o gerenciamento de manutenção de ativos, inventário e prolongar a vida útil dos equipamentos. Sendo assim, eles não são feitos para fornecer funcionalidade estendida além desse escopo.

O software de gerenciamento de ativos corporativos (EAM), por sua vez, fornece uma gama mais ampla de recursos para rastrear, gerenciar e analisar o desempenho e os custos dos ativos ao longo de todo o ciclo de vida do mesmo, desde sua concepção (projeto), passando pela aquisição, instalação, comissionamento, partida, operação, manutenção, rettrofiting,  até o descarte.

Entendendo o custo-benefício de um CMMS

Um dos principais motivos da contratação de um CMMS é reduzir custos, principalmente em um plano de longo termo. Então, para entender o ganho deste processo é necessário saber quantas pessoas se beneficiariam do uso da ferramenta. Além disso, elencar KPIs que serão a base de cálculo deste retorno financeiro também é essencial.

Tudo deve ser contabilizado para avaliar o benefício da contratação do software. Então, quanto tempo da sua equipe pode ser economizado? Quanto da receita da empresa evitou de ser gasta com manutenções inesperadas? Como a organização de estoque evitou compras emergenciais de peças de reposição que poderiam ser bem mais caras? E principalmente, quanto foi a redução do tempo de inatividade conseguido por um bom planejamento preditivo e o quanto isso efetivamente gerou de lucros para a empresa?

Veja abaixo alguns números de pesquisas sobre o impacto da manutenção preventiva e de um bom gerenciamento de estoque na economia de uma empresa:

  • Os últimos dados da pesquisa do ITIC revelam que 98% das organizações dizem que uma única hora de inatividade custa mais de US $ 100.000, com 81% dos entrevistados indicando como 60 minutos de inatividade custam à empresa mais de US $ 300.000. E 33% das empresas relatam que uma hora de inatividade custa às empresas US $ 1 milhão a mais de US $ 5 milhões. Por isso, estes números podem ser drasticamente reduzidos com a utilização de um CMMS.
  • 83% das organizações com estoque gerenciado em um CMMS relatam melhorias significativas na disponibilidade de peças. Dessa forma, melhores práticas de gerenciamento de estoque equivalem à disponibilidade adequada de peças para consertar máquinas. Maior economia vem do pedido em massa de peças e menos pedidos de peças de emergência.
  • De acordo com o Estudo de Manutenção da Planta Engineering 2017, o tempo médio gasto na manutenção programada é de 19 horas por semana. Afinal, com um bom software de CMMS é possível reduzir este tempo em 50%.

Calculando o retorno do investimento em um CMMS

Ainda falando de custos e benefícios da implantação de um CMMS, podemos calcular o retorno do investimento feito na aquisição de um sistema assim. Isso é feito através da seguinte fórmula:

ROI do CMMS = (Valor do CMMS – Custo do CMMS)

                                                                               Custo do CMMS

Vamos analisar um pouco mais a fundo os valores dessa fórmula:

  • Custo do CMMS: É o valor geral pago pela aquisição e implantação dessa ferramenta. Inclui os custos de compra, serviços necessários para sua instalação, custos de possíveis hardwares a serem adquiridos para seu funcionamento, valo do suporte, mensalidades, dentre outros
  • Valor do CMMS: É a quantia que se espera economizar nos processos de gestão de ativo ao adquirir a ferramenta. Primeiro, faz-se um levantamento de todos os custos da manutenção. Depois, uma previsão da economia a ser gerada com ela levando em consideração pontos como: a extensão da vida útil do ativo, a redução de tempo ocioso de operação, economia de custos com estoque, o aumento da produtividade, além de todos os outros benefícios que já apresentamos acima.

Tendo estimado o valor do CMMS, basta apenas aplicá-lo na fórmula para obter o retorno que o investimento em um software de gestão de ativos pode entregar. Sendo assim, empresas com CMMSs recém implantados ou atualizados podem apresentar um ROI de 25% a 400% no primeiro ano.

Minha empresa precisa de um CMMS?

É fácil avaliar alguns pontos para descobrir de sua empresa se beneficiaria com a contratação de um CMMS. Assim, elencamos algumas perguntas simples para auxiliar na verificação da necessidade da aplicação de um software de facility management no seu ambiente.

  • Sua empresa possui equipamentos industriais?
  • Você tem problemas frequentes com danos que geram custos altos?
  • Faz a gestão de grandes infraestruturas como edifícios, hotéis e grandes centros?
  • É obrigado a cumprir critérios como HACCP e normas ISO? 
  • É prestador de assistência técnica?
  • Ainda usa relatórios impressos ou se organiza por programas como Excel e similares?
  • Não possui dados estruturados para tomar decisões?
  • Sofre com desorganização na sua equipe e no seu inventário?
  • Nota uma baixa eficiência dos seus técnicos de manutenção?
  • Tem problemas de comunicação com sua equipe técnica?

Se você respondeu “sim” a um ou mais dos itens acima, é bem provável que um software de manutenção irá ajudá-lo a ter processos mais eficientes e economizar tempo e recurso. 

Como escolher um CMMS?

Conseguiu verificar no tópico anterior se um software de manutenção pode ajudá-lo? Então é hora de dar o primeiro passo para uma gestão de ativos mais eficiente: escolher o CMMS que melhor se enquadre às necessidades da sua empresa. Afinal, algumas características são essenciais em um software deste tipo. Então, listamos aqui algumas delas:

1- Visibilidade completa da ordem de serviço

Um bom software de gestão de manutenção permite que os usuários revisem, priorizem, atribuam, programem e rastreiem ordens de serviço e tarefas de manutenção associadas. Além disso, ele também deve fornecer visibilidade total dessas ordens, com históricos, inventários e outras informações pertinentes.

2 – Possibilidade de automações

Dentre as automações que um bom CMMS deve oferecer podemos citar o agendamento de manutenção e alertas automatizados, incluindo detalhes como históricos de serviços, listas de verificação, manuais de ativos e outros.

3- Informação na nuvem

A implantação de um software como SaaS, baseada em nuvem, oferece maior mobilidade, além de escalabilidade e uma maior integração com outros sistemas. Além disso, requer uma infraestrutura de TI interna menos robusta e oferece maior segurança.

4- Acesso móvel

Hoje em dia a mobilidade é um requisito essencial em vários departamentos e na gestão de ativos não é diferente. Por isso, todos os dados de um software de manutenção devem estar disponíveis em ambientes móveis para consulta. Além disso, técnicos devem poder incluir dados como ordens fechadas, requisição de peças de reposição e outros independentemente de onde estejam.

5- Fácil implementação

Prefira sempre softwares que possam ser implementados com facilidade e também ofereça integração com outros possíveis sistemas já utilizados em sua empresa. Sendo assim, optar por um sistema que ofereça suporte na implementação é um diferencial de peso ao escolher um CMMS.

6- Segurança

Um CMMS abriga vários dados sensíveis, que vão desde equipamentos e suprimentos até dados pessoais dos colaboradores. Procure sempre por um software que ofereça segurança na gestão desses dados.

7 – Capacidade de expansão

Se o objetivo de sua empresa for expandir, então é necessário que o software de gestão de ativos também possa ser escalonável. Então, opte por um sistema que permita ampliar suas capacidades, seja por upgrades ou pela aquisição de novos módulos ou plugins. Afinal, isso evitará a necessidade de uma troca de software e um novo processo de implementação.

8 – Suporte e atualizações

Como qualquer software no mercado, um bom CMMS deve sempre oferecer um bom suporte e, principalmente, garantir atualizações para que o sistema seja viável a longo prazo. Procure saber por quanto tempo o sistema tem atualizações garantidas e qual é o método e a validade do suporte.

E por final, o mais importante: veja o software em ação! Procure conversar com um consultor e peça uma demonstração do que o sistema pode fazer e como ele pode auxiliar na rotina da sua manutenção. Dessa forma, um feedback visual pode solucionar dúvidas e até mesmo elencar alguns pontos de melhorias que nem mesmo você sabia que existiam!

Conheça o Manusis Lite

O Manusis Lite é um CMMS que oferece um gerenciamento ágil e simples para suas máquinas, equipamentos e instalações. Além disso, ele permite a gestão integrada de um conjunto de serviços dentro de uma única plataforma, controlando todos os processos necessários, o que possibilita a tomada de decisões estratégicas com muito mais confiança.

É um sistema com 11 módulos que lhe possibilitará a organização da gestão da sua área de manutenção e o planejamento, programação e execução de suas atividades da área com mais assertividade e resultados em poucos meses. Afinal, sua implementação pode ser realiza de 4 a 12 semanas e será assistida por um consultor especializado e com experiência em gestão de manutenção.

Inicie seu processo de gestão de manutenção de modo simples e fácil com o Manusis Lite e, quando precisar, mude para outras versões que ampliem a gestão do ciclo de vida de seus ativos (projetos, operação, manutenção)!

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